Cada vez que veo publicado un estudio, inevitablemente, me “bailan” las cifras que recogen. Suelen ser muy atractivas o, mejor dicho, atrayentes. Tanto si muestran un resultado positivo como si se trata de cuantificar consecuencias negativas, los datos me atrapan. Aunque este post no se va a centrar únicamente en el dato en sí, déjame decirte que el uso de la factura electrónica en España contribuyó al ahorro de 775,5 M€, de 570.303 horas en la gestión de las facturas recibidas (440,2 M€) y de 92.127 horas en la gestión de los documentos emitidos. Una vez que empiezas con eso de los datos, es que ya no puedes parar.
Pero, tratemos de avanzar. A estas alturas de la película todos sabemos -o deberíamos saber- qué es exactamente una factura electrónica. Dicho, de manera coloquial, es un documento digital con validez legal y fiscal plena que sustituye a la factura en papel. Este modelo de facturación telemática se está imponiendo prácticamente en todo el mundo. Sin embargo, aún existen algunos errores de concepto como el hecho de considerar que cualquier documento enviado o recibido por medios telemáticos es, en sí mismo, una factura electrónica. Y, evidentemente, eso no es así.
Para que una factura sea realmente electrónica, además de utilizar los medios electrónicos para su envío y recepción deberá cumplir una serie de condiciones adicionales que convertirán el archivo resultante en un documento perfectamente equiparable a la factura en formato papel.
Formatos
Según la Agencia Tributaria al hablar de formatos en referencia a la factura electrónica, por un lado hay que hablar de la estructura del fichero que soporta el contenido legal de la factura. En este caso no existe un único formato. Los más comunes son los siguientes: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros. Si bien, la propia Agencia Tributaria se decanta por la utilización del XML a través de la conocida “Facturae”.
Por otro lado, hay que hablar de la estructura de la firma. En este caso, lo habitual es apoyarse en PKCS7, XadES, PDF, … La Agencia Tributaria usa firma con formato XML dado por el estándar XadES. De cualquier manera, siempre es aconsejable utilizar estándares.
En términos generales se puede utilizar cualquier formato. Eso sí, las empresas que sean o puedan ser en algún momento proveedoras de la Administración Pública deberán expedir sus facturas en formato Facturae.
Hasta aquí, más o menos está claro cómo operar con las facturas nuevas. Pero ¿qué pasa si lo que queremos es convertir en digitales las facturas “viejas” que tenemos archivadas en papel? En principio, no habría ningún problema en abordar la conversión de cualquier documento original al formato digital. Ahora bien, lo que sí sería obligatorio es utilizar un software de digitalización que haya sido previamente homologado por la Agencia Tributaria según se recoge en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.
Autenticidad
Para garantizar la autenticidad y la integridad del contenido de la factura electrónica se puede utilizar cualquiera de los medios que se incluyen en el artículo 10.1 del Real Decreto 1619/2012 del Reglamento que regula las obligaciones de facturación y que, básicamente se refieren a:
- Firma electrónica avanzada utilizando un certificado reconocido.
- Sistemas de Intercambio Electrónico de Datos, lo que se conoce como EDI. En este caso, las partes implicadas deberán mostrar explicitamente y de forma precisa qué medios se han empleado para garantizar la autenticidad e integridad del documento.
- Cualquier otro medio o sistema que los interesados hayan comunicado previamente a la AEAT y que hayan sido validados por la misma.
Conservación
En cuanto a la conservación y almacenamiento de las facturas y documentos contables, la norma obliga por igual, tanto si se trata de papel, como si se trata de formato electrónico. En cualquier caso, la obligatoriedad implica garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y su legibilidad y el acceso por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo que se trate de causas debidamente justificadas.
En caso de que las facturas electrónicas se conserven en un país diferente al del emisor y/o receptor en el que no exista un instrumento jurídico de asistencia mutua que se considere legalmente válido, habrá que comunicarlo previamente a la AEAT.
En la web de la Agencia Tributaria tienes una batería de preguntas y respuestas que te pueden ayudar y mucho a arrojar luz sobre las muchas sombras que aún tiene la factura electrónica para el ecosistema de pymes en España. En el mercado además, hay soluciones tecnológicas que facilitan la gestión de todos los procesos relacionados con la facturación electrónica.
Y dicho esto, tengo una enorme tentación de acabar este post con otra batería de datos, así que allá van: el sector servicios emitió en 2017 el 52,2% del total de facturas electrónicas contabilizadas y recibió el 63,1%. Industria con el 43% de las emitidas y el 29,9% de las recibidas, ocupó el segundo puesto. Las medianas empresas son las que emitieron más facturas (41,4%). Las grandes empresas emitieron el 28,9%, mientras que las pequeñas emitieron un 23% y las microempresas sólo un 6,7%. La tendencia se modifica ligeramente cuando hablamos de las facturas recibidas. Las grandes empresas reciben la mayoría (30,7%), seguidas de las pequeñas (31,2%), las medianas (28,9%) y las microempresas (1,1%).
