Formato AEB vs XLS / XLSX
La aplicación de Datisa específica de Gestión de Asesorías,
ya dispone de una función que nos permite generar asientos contables
con la información que contiene el fichero normalizado (AEB 43) de forma
semiautomática. Acceder a estos ficheros con este formato en ocasiones
es complicado, pero disponer de dicho extracto bancario en formato xls /
xlsx resulta relativamente cómodo para un usuario. De esta forma,
podemos importar el fichero xls, y previa configuración, realizar los
asientos de la información que incluye el extracto. Contabilizar el
banco de esta forma, agilizará nuestros procesos y evitará errores.
Configuración previa:
Puesto que los Ficheros en Hoja de cálculo no cumplen la normativa
AEB, cada Entidad Bancaria dispone los datos según su criterio. Debido a
esta circunstancia, precisamos de cierta configuración inicial. Es
necesario que la aplicación sepa de dónde debe recoger cada uno de los
datos que proporciona la Entidad Financiera. Para ello, una vez
descargada la hoja de cálculo, crearemos una plantilla para dicha
entidad, en la que indiquemos a la aplicación donde se encuentra cada
dato.
La forma de trabajar es sencilla, ya que como en toda hoja de cálculo,
la información se muestra en filas y columnas. La herramienta permite
dos acciones:
- La aplicación muestra todos los datos necesarios para la contabilización. Habrá que indicar (a través de una plantilla) donde debe recoger el programa cada uno de ellos en la hoja de cálculo.
- Descartar las filas que no nos resulten necesarias para realizar la contabilización. Por ejemplo filas en las que aparezca el IBAN, el nombre de empresa o incluso aquellas filas en blanco las suprimiremos de cara al proceso de contabilización.
Contabilización de asientos vía XLS / XLSX
Una vez generada la plantilla podremos contabilizar todos los
movimientos bancarios de forma cómoda y segura. Esta forma de trabajar
podemos extrapolarla a cualquier extracto bancario en formato xls, como
por ejemplo Entidades Extranjeras o movimientos de Tarjetas VISA,
ya que nuestro banco nos puede proporcionar dicha información en
formato hoja de cálculo. Tan solo será necesario crear una plantilla
especifica en función de cómo se encuentren dispuestos los datos.
La potencia de la aplicación, posibilita contabilizar de forma automática, semiautomática o manual
todos los movimientos según los patrones configurados por el propio
usuario. Finalmente y para que el control sea estricto el programa
ofrece la posibilidad de puntear los movimientos que acabamos de
realizar de forma desasistida, convirtiendo esta tarea manual y tediosa
en un proceso automático, rápido y efectivo.
Conclusiones
Contabilizar movimientos bancarios es un trabajo que prácticamente se
realiza a diario. Aún más en una asesoría ya que por lo general
contabilizan distintas empresas con distintos bancos. Disponer de dicho
extracto bancario en formato xls / xlsx resulta relativamente cómodo
para cualquier usuario y contabilizarlos mediante esta función, nos
asegura que el extracto de nuestra cuenta contable recoge todos los
movimientos del banco de forma segura.