¿Qué es un programa de Gestión Documental?
Es una herramienta que nos permite organizar los documentos por varios criterios:
- Responsable o usuario del programa (autor).
- Nombre objetivo (cliente, proveedor, etc.).
- Clasificación (fiscal, laboral, contratos, etc.).
¿Por qué debo tener un programa de Gestión Documental?
Teniendo pocos documentos no pasa nada, pero en la actualidad cualquier usuario, despacho profesional o empresa, maneja miles de documentos. Tenerlos organizados es fundamental:
- Cuando organizamos los documentos es muy fácil encontrarlos.
- Es más seguro, evita los errores típicos al navegar por las carpetas.
¿Quién no se ha tirado mucho tiempo buscando un documento, que no se acordaba en que carpeta estaba, ni como se llamaba?
"Pepe ¿te acuerdas del contrato de Juan? ¿Cómo se llamaba? ¿Esta en mis documentos o en el servidor?" Llevo media hora buscándolo pero no lo encuentro.
Organizar nuestros documentos por carpetas para cada nombre objetivo, y a su vez con subcarpetas, es muy buena organización, pero nos obliga a navegar por las carpetas:
¿Quién no ha movido una carpeta dentro de otra, sin querer, y ha creído que había desaparecido?
¿Quién no ha borrado una carpeta entera, o uno de los documentos de esa carpeta, y además no hay una copia de seguridad?
Trabajar con un programa de gestión documental nos va a permitir:
- Tener una organización.
- Encontrarlos con facilidad.
- No perderlos por error.
Los documentos se añaden con mucha facilidad al programa:
También se pueden seleccionar varios documentos a la vez.
El programa guarda la referencia del documento: su ruta (carpeta donde esta alojado) y nombre.
Desde el programa se puede acceder a su edición, ejecutándose (de forma automática) la aplicación que lo creo.
El programa puede borrar la referencia que tiene del documento, pero nunca el documento.
Los documentos se organizan por un Responsable (usuario), un Nombre Objetivo (Cliente, Proveedor, etc.) y una Clasificación, según cualquier criterio, (fiscal, laboral, escrituras, contratos etc.)
Responsable1
Nombre1
Documento1 laboral
Documento2 fiscal
Documento3 fiscal...
Nombre2
Documento4 laboral
Documento5 laboral...
Responsable2
Nombre3
Documento6 fiscal
Documento7 contrato...
 |
| Podemos mostrar los Documentos según la Clasificación que escojamos |
Se establecen niveles de seguridad para Responsables, Nombres y Documentos.
Los Documentos heredan el nivel de seguridad del Nombre.
Los Responsables solo pueden acceder a los Nombres y Documentos hasta su nivel de seguridad asignado.
A cada Nombre se le puede asignar una carpeta para guardar los Documentos. Si ya dispone de una organización basada en carpetas y subcarpetas, puede seguir utilizándola, el programa permite integrar esa organización.
