La utilización de procesadores de texto u hojas de calculo esta muy extendida para realizar presupuestos y facturas. Es la forma mas sencilla y rápida.
Esta practica tiene el problema de que después es MUY complicado encontrar esos presupuestos y facturas. Agrupar los datos para hacer los impuestos trimestrales es sumamente difícil, y siempre nos arriesgamos a hacerlo mal, con lo que ello puede suponer.
GESFACT resuelve esa problemática agrupando los datos y haciendo muy fácil la búsqueda y extracción de datos para impuestos, cobros, pagos, etc.
Casi todas las opciones permiten hacer una búsqueda de datos. Pongamos por ejemplo con clientes:
Todas las pantallas de selección disponen de una casilla para buscar. En ella podemos escribir lo que queramos, o recordemos. Nombre, domicilio, teléfono, población, etc. Por cualquiera de las columnas de la pantalla de selección.
Además puede ser por el todo o en parte:
La búsqueda se posiciona en el registro correspondiente.
Haciendo Doble Clic sobre la columna CODIGO# accederemos al registro:
En este caso podemos ver en la pestaña FACTURAS todas las que le hecho. Haciendo Doble Clic sobre la columna NUMERO# podremos acceder a la factura que deseemos.
Lo mismo podríamos hacer con la pestaña PRESUP. (presupuestos) o HISTORICO.
Al mismo tiempo todas estas opciones que presentan pantallas de selección cuenta con la posibilidad de ordenarlas por cualquiera de las columnas:
Supongamos el caso:
Ha llamado Felipe Sánchez, el de Costacabana. Dice que aprueba el presupuesto. Vendrá esta tarde para pagar, con tarjeta, la entrada. El teléfono es 950 22 22 22.
Con esta información, cuando se tiene muy pocos presupuestos puede ser fácil encontrar la hoja de calculo o texto del presupuesto. Cuando el volumen de documentos aumenta, la búsqueda puede ser peliaguda. Si además hay vendedores, y cada uno lleva sus clientes, y precisamente en ese momento no esta el vendedor (esta de vacaciones, por ejemplo), el lio esta montado.
Con esta información y GESFACT la búsqueda es fácil e inmediata. Podemos facturar el presupuesto y tenerlo preparado cuando nos visite. Hacer el cobro y entregarle un recibo.
GESFACT agrupa los presupuestos y facturas por vendedor.
Este ejemplo, sencillo y MUY HABITUAL, cuando no se dispone de GESFACT puede suponer varias horas de trabajo infructuoso. De hecho este programa se fraguo por un hecho real similar a este.
