Es el ABC de cualquier empresa con independencia de su tamaño: vender, vender y vender. Sin embargo, y aunque todas las estrategias vayan orientadas a la mejora o el incremento de las ventas (mejora en el sentido de maximizar la rentabilidad de sus acciones comerciales) no siempre la línea recta es el camino más corto.
Quiero decir con esto que, impulsar, por ejemplo, un plan comercial si no hay, antes una base de gestión sólida y coherente no servirá de mucho. Por lo que, cualquier empresa que quiera vender más y, sobre todo, que quiera vender mejor, es decir, rentabilizar al máximo las operaciones que realiza con sus clientes o, incluso, con sus proveedores, por supuesto, también, cualquier decisión relacionada con los productos o servicios que comercializa, deberá antes sentar las bases de una gestión de recursos eficiente.
Solo así, podrá abordar otros proyectos que, siendo estratégicos, siempre deberán estar vinculados a la gestión global de la organización. Más ahora, en los tiempos que corren en los que la colaboración y el trabajo en equipo son, junto con la transparencia y la inmediatez, los principios que “gobiernan el mundo de los negocios”.
Ahora bien, la pregunta del millón:
¿Cómo gestionar de manera eficiente nuestros recursos?
Ese es el verdadero meollo de la cuestión. La respuesta, desde luego, no se circunscribe a un ámbito concreto, porque, como decía antes, hoy, la integración y el colaboracionismo, son claves. Por lo tanto, cualquier acción que se implemente para agilizar, flexibilizar o hacer más eficiente la gestión de una empresa, deberá atender las demandas globales de la compañía y no tanto, las necesidades específicas y aisladas de áreas o servicios concretos.
No significa esto, que no haya que atender demandas determinadas, de entornos determinados, sino que todos los requerimientos habrán de ponerse al servicio de un bien común, que será, la aportación de valor al conjunto global de la organización. O, lo que es lo mismo, a la gestión integral del negocio.
Entonces, dicho esto, se me ocurren algunos de los aspectos que se deberán tener en cuenta para hacer que una empresa, más si hablamos de una pyme, brille o, más bien, deslumbre, en el mundo de los negocios, no solo por los productos-servicios que ofrece, sino por la capacidad que muestre para gestionar sus recursos de la manera más efectiva y eficiente posible.
Análisis y planificación
Lo primero que debe tener claro una compañía es su misión y su visión del negocio y, en general, del mercado que quiere abordar. En estos apartados se incluye la necesidad de analizar de manera detallada cuáles son o podrían ser sus debilidades y fortalezas y, qué propuestas tiene para ir evolucionando su negocio en función de los requerimientos que vayan planteando sus clientes y potenciales.
En este sentido, es importante analizar el punto de partida y diseñar un plan estratégico para avanzar. Con qué recursos dispone la compañía para alcanzar los objetivos; cómo implementar las estrategias para acortar tiempos y obtener resultados a corto, pero, sobre todo, a medio y largo plazo, cuáles podrían ser las líneas evolutivas del negocio, ya sea en el entorno de los productos-servicios comercializados, de la financiación, de la plantilla o de los nuevos mercados que se podrían abordar, etc.
Y, por supuesto, en el ámbito de la gestión lo más importante de todo es establecer unas dinámicas que permitan definir procedimientos y protocolos de actuación. Dicho de otro modo: generar workflows ágiles, flexibles y, sencillos, que impulsen una manera de trabajar inteligente, segura y, sobre todo, efectiva. Que minimice las pérdidas de tiempo y el margen de error; que establezca las dinámicas de actuación óptimas; y que facilite e integre las operativas del día a día.
Tecnología y personas
Para poner en práctica todo ello, necesariamente se deberá poner el foco en dos aspectos críticos: tecnología y personas. Ambos elementos son determinantes para que las empresas puedan practicar, desde sus comienzos, una gestión óptima.
Una gestión integral y eficiente ayuda a las pymes a vender más y mejor y a
incrementar los niveles de motivación interna.
Por un lado, si hablamos de las personas, es evidente que su actuación y el compromiso que muestren ayudará a impulsar o no, cualquier acción dentro de la compañía. El éxito y el fracaso de un negocio depende 100% de cómo estén vinculadas las personas al proyecto, de cómo se integren con los objetivos y las estrategias, pero, sobre todo, con la cultura y la forma de ser de la compañía y de cómo participen en los procesos en los que, directa o indirectamente, intervengan.
Una empresa será tan eficiente como lo sean las personas que la conforman. Eso es un hecho. Pero, igualmente, la necesidad de organizar el trabajo, o sea, determinar quién hace qué, cuándo, cómo y con qué recursos, es básico para que las personas puedan ofrecer la mejor versión de sí mismas. Ahora bien, para poder organizar y llevar a la práctica ese orden operativo, es necesario disponer de las herramientas tecnológicas adecuadas. Solo un ejemplo: la ejecución de tareas repetitivas, aunque necesarias, puede acabar con la motivación de un buen profesional y, ese, será irremediablemente el principio de su “desconexión” con la compañía, dejando por medio un reguero de ineficiencias y errores que pueden causar graves problemas al negocio.
Pero no solo eso. La percepción de estar perdiendo el tiempo en tareas que podrían ejecutarse de manera automática también genera un auténtico malestar en la plantilla.
Y con razón. No tiene sentido que pudiendo acceder a un dato a golpe de click o generar un informe en cuestión de segundos, se siga perdiendo el tiempo con operativas arcaicas y poco ágiles, es decir, buscando informaciones que se desperdigan por diferentes bases de datos o tirando de hojas de cálculo para analizar tendencias o previsiones. Eso es cosa del siglo pasado y, desde luego, no tiene nada que ver con la gestión eficiente.
En definitiva, gestionar una empresa (y hacerlo bien) tiene que ver con la gestión de todas las áreas y recursos de la compañía y, por lo tanto, tiene que ver con el uso de sistemas modernos que agilicen la gestión de todas y cada una de las áreas que conforman la empresa, ya sea comercial, contabilidad, finanzas, producción o almacén. Pero, sobre todo, tiene que ver con el uso de la tecnología capaz de integrar el funcionamiento de todas esas áreas y alinearlo con el cumplimiento de los objetivos corporativos.
Ojo! la tecnología perfecta, esa que hace posible la gestión 4.0, es, además, la que consigue adaptarse a los requerimientos (presentes y futuros) de cualquier negocio, o sea, la que acompaña y, más aún, la que impulsa los cambios de una organización. Y, más aún la que facilita el día a día de las personas, automatizando, simplificando, compartiendo, integrando, …
Si te parece un poco agobiante todo lo que has leído, no te preocupes en exceso. Te lo confirmo: es agobiante. Quién dijo que gestionar una empresa fuera fácil. Eso sí, te recomiendo que explores todo lo que un software de gestión de recursos empresariales puede ofrecerte para ayudarte a gestionar tu negocio.
