Preparados, listos… SEPA
Mucho hemos hablado y escrito sobre los requisitos SEPA, desde que la UE anunciara su obligatoriedad y también, según sus propios argumentos, su conveniencia para las empresas que operan en cualquiera de los 27 estados miembros. Más allá de cuestionar su conveniencia o no, desde luego, en nuestra opinión, supone en algunos aspectos un paso atrás con respecto al actual modus operandi español, lo cierto es que, a día de hoy, la cercanía de su entrada en vigor definitiva el 1 de febrero de 2014, está obligando a las empresas y bancos a revisar sus sistemas de gestión de pagos y cobros, ya que incluye importantes novedades respecto a la operativa actual.
El gran reto es la obligación de los consentimientos
Esta nueva zona única afecta a los 27 estados de la UE, más Islandia, Liechtenstein, Noruega, Suiza y Mónaco, y abarca tres instrumentos de pago: las transferencias SEPA, que sustituyen a las actuales transferencias nacionales; los adeudos directos SEPA, en lugar de las actuales domiciliaciones de recibos españolas; y los pagos con tarjeta. De estos tres, los referidos a transferencias y adeudos directos son los que más inciden en el día a día de los departamentos financieros de las empresas
Ambas figuras sustituyen a los instrumentos tradicionales – ficheros N34, N34.1, N19, N32 y N58, así como los recibos en
papel– y contemplan importantes cambios.
Así, la identificación de las cuentas bancarias mediante CCC
se sustituirá por códigos internacionales IBAN+BIC, y ya no se aceptarán
ficheros planos como formato de comunicación, sino estándares XML ISO 20022.
La
capacidad para generar esos XML, así como la vinculación en las fichas de los
datos IBAN y BIC para facilitar su cumplimentación, es un primer punto a
valorar en la herramienta de gestión que tenga la empresa.
Pero el gran reto se centra en la obligatoriedad de que los adeudos directos se acompañen siempre del consentimiento previo del deudor. Es algo que complica enormemente su gestión en el mercado español ya que el 90% de los pagos se realizan mediante domiciliación bancaria. Además, esta orden de mandato debe incluir un número que la identifique unívocamente y que debe ser generado de nuevo cada vez que se realice en ella un cambio. Se trata de un algoritmo que combina datos del acreedor y datos del deudor. Estos requisitos hacen imprescindible contar con sistemas capaces no sólo de crear formularios con dichos mandatos y su código automáticamente, sino de aplicar una gestión documental al proceso de envío y recepción, que asegure el cumplimiento de lo establecido.
La adaptación es compleja así que, mejor no esperar
Además, SEPA contempla dos tipos de adeudos directos, Esquema Core (para consumidor final) y Esquema B2B (para empresas), con novedades en plazos y requerimientos que hay que gestionar según casos. En la parte B2B, por ejemplo, el plazo de envío para compensación se reduce a un día tanto para adeudos individuales como recurrentes; la devolución por parte del banco deudor se reduce a un plazo máximo de dos días; y la validación del mandato por parte del banco del deudor es obligatoria.
Como vemos, la adaptación a SEPA es compleja por lo que conviene abordarla cuanto antes. Pero antes, los bancos deberán definir cómo van a acometerla. Después vendrá la adaptación de los sistemas de información por parte de las empresas. Por lo que llegado el momento será crítico contar con un sistema informático capaz de garantizar el cumplimiento de todos sus requisitos para disfrutar de sus múltiples ventajas y ganar en competitividad.