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GESdocu
Es un programa de gestión documental que permite organizar los Documentos que están en nuestro ordenador o servidores.
¿Por qué debemos organizar los documentos?
Cuando tenemos pocos Documentos en nuestro ordenador NO es necesario ningún programa de gestión documental, pero en la actualidad el volumen de Documentos en los ordenadores es muy elevado, sobre todo en las organizaciones y empresas con varios empleados.
Conocer donde están ubicados los Documentos de nuestro ordenador, o el servidor, puede ser un gran problema.
Antiguamente se usaban habitaciones, estanterías, archivadores, etc. Mantener los archivos de esa manera resultaba muy caro (espacio físico en las oficinas y personal).
Periódicamente había que realizar mantenimiento de los archivos para retirar y destruir los Documentos no necesarios, por superar las fechas legales para mantenerlos, y dejar espacio libre para nuevos Documentos. Esto requería mucho tiempo de trabajo y personal.
En la actualidad, donde la gran mayoría de los Documentos están ya digitalizados, es muy económico, ecológico y ergonómico mantener los archivos. La digitalización facilita el manejo y distribución de los Documentos y no ocupa espacio físico en las oficinas.
Los Documentos digitalizados se crean mediante su escaneo, o por la generación normal de estos. La mayoría son el resultado de trabajar con programas de ordenador: facturación, procesadores de texto, hojas de cálculo, correo electrónico, etc.
Los Documentos se organizan por Nombres (clientes, proveedores, organizaciones, etc.), Responsables (usuarios de GESdocu), y Clasificación (laboral, fiscal, facturas, contratos, etc.).
La Clasificación la puede parametrizar y crear el propio usuario del programa, según sus necesidades.
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Podemos acceder al Nombre por su denominación, dirección o datos de contacto.
Se disponen de niveles de seguridad para el acceso a los Nombres y sus Documentos. Los Responsables solo podrán acceder al nivel de seguridad que tienen asignado. Un Documento con nivel de seguridad 3 solo puede ser accedido por un Responsable con nivel de seguridad 3, o superior.
Los Documentos heredan el nivel de seguridad del Nombre al que pertenecen, que a su vez se hereda del Responsable que los creo o al que está asignado.
Existe un Responsable, con el nivel más alto posible, que permite asignar o cambiar los niveles a Documentos, Responsables y Nombres.
Podemos acceder directamente a la carpeta donde están archivados los Documentos (por ejemplo para adjuntarlos a un correo).
Si cualquier Documento que generamos lo guardamos en la carpeta particular de un Nombre, automáticamente será organizado por Nombre y Responsable. Solo quedaría acceder a la ficha del Documento, desde el programa, y asignarle la Clasificación a la que pertenece (laboral, fiscal, contrato, etc.).
Una vez organizado un Documento, ya no tendremos que recurrir a la volátil memoria humana para saber dónde está, cómo se llama, o de que trata. Se reducen los tiempos de acceso y se evitan las tediosas y peligrosas búsquedas ¿Quién no ha borrado un documento, o movido de carpeta, por error?
Si ya dispone de un sistema de organización basado en carpetas individuales de cada uno de los Nombres, solo basta con indicar la carpeta en la ficha del Nombre y, automáticamente, los Documentos serán gestionados por el programa.
Junto con el Documento se puede guardar la cuenta e-mail del Nombre para un rápido envío o comunicación.
Este programa cumple con los requerimientos y objetivos de la Ley de Protección de Datos.
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