GESFACT, gestión documental

 

Permite archivar y ordenar la documentación relacionada con la empresa, en cualquier formato: PDF, DOC, XLS, etc. Los archivos adjuntos se abrirán para su visualización, o modificación, en sus aplicaciones originales.

Cada presupuesto, factura, ingreso o gatos permite adjuntar los documentos que estén relacionados. Al mismo tiempo, todos los archivos adjuntos de un cliente o proveedor, están disponibles también desde su ficha.

Los archivos adjuntos se guardan en una carpeta particular para cada cliente o proveedor.

GESTACT, NUEVO FORMULARIO PARA FACTURAS Y PRESUPUESTOS

Este es el nuevo formulario para la realización de documentos de Presupuestos y Facturas.

Es mas sencillo y claro, además, es común para todos los documentos, incluidas las Facturas Recibidas.

Incorpora un nuevo botón, junto al de Imprimir, que permite convertir el documento en un archivo PDF.

Es adaptativo, algunos campos del formulario y los botones de la parte derecha aparecen, o desaparecen, en función del tipo de documento y de la fase en la que estemos.

Permite utilizar mas de un % de IVA en cada documento, en función del Tipo de IVA de los conceptos o artículos.

Podemos acceder a Cobrar, o Pagar, las factura pudiendo elegir la fecha, descripción, el medio utilizado y el importe.

En una segunda pantalla del documento podemos visualizar los cobros (o pagos)  realizados, los Documentos Adjuntos y otros datos de la Factura, o Presupuesto.

La opción de Facturas Simplificadas permite el cobro directo en Efectivo o Tarjeta.

Inmediatamente de realizado el cobro, los botones de cobro se deshabilitan y podremos Imprimir, hacer un Nuevo documento o Salir.

Todas estas nuevas opciones y funcionalidades permiten potenciar y facilitar la usabilidad de la aplicación.

GESFACT, Nuevas Funcionalidades

 

DOCUMENTOS ADJUNTOS.

Opción disponible en Facturas Emitidas, Facturas Recibidas, Ingresos, Gastos y Clientes.

Permite añadir al registro en cuestión los documentos adjuntos relacionados con el, en cualquier formato. Lo potente de esta opción es que podemos visualizarlos, editarlos, imprimirlos..., con un solo clic de ratón.

Por ejemplo, en Facturas Recibidas podemos adjuntar el archivo de la factura junto a su registro.

Se pueden adjuntar varios archivos por registro.

FACTURAS SIMPLIFICADAS.

Nueva entrada de datos, muy rápida, similar a las utilizadas para hacer tickets de venta.

Cuando se realiza el cobro, la factura se termina y podemos imprimirla o hacer una nueva.

Siempre es con IVA incluido, desglosándolo posteriormente.

GESFACT, sus ventajas (2)

Nada mas entrar en el programa, en su menú principal, tenemos una visualización de las citas y previsiones de cobro y pago.

Dando Doble Clic en la columna FECHA# podemos listarlas. Tanto en pantalla como listada tendremos los próximos 30 días. 

Haciendo Doble Clic en la columna NOMBRE# y DESCRIPCION#  podemos modificarla o borrarla.

Las previsiones de cobros y pagos se generan automáticamente cuando introducimos las facturas. Cuando se ejecuta el cobro o pago de las facturas, se borran de forma automática.

Si tenemos gastos periódicos también podemos generarlos de forma automática:

En este caso podríamos generar los pagos previstos desde la fecha que escojamos, el día de pago y el importe aproximado (energía, agua, teléfono), siempre hasta final de año.

Las previsiones podemos consultarlas y listarlas, incluso a los días que determinemos:

También podemos hacer las Citas (o Previsiones) de forma manual:

Las Citas y las Previsiones son MUY importantes en la gestión. Poder saber lo que tendré que pagar, y lo que preveo que puedo cobrar, es FUNDAMENTAL.

Con GESFACT puede hacerlo fácilmente, es como tener una contabilidad sin programa de contabilidad, y sin contables de por medio. Esto lo puede gestionar el propio usuario.

Ya no necesitara agenda, y no tendrá la  información dispersa (hojas de calculo, textos), hará de GESFACT su aplicación de cabera, donde tendrá casi todo.

GESFACT, sus ventajas

 

La utilización de procesadores de texto u hojas de calculo esta muy extendida para realizar presupuestos y facturas. Es la forma mas sencilla y rápida.

Esta practica tiene el problema de que después es MUY complicado encontrar esos presupuestos y facturas. Agrupar los datos para hacer los impuestos trimestrales es sumamente difícil, y siempre nos arriesgamos a hacerlo mal, con lo que ello puede suponer.

GESFACT resuelve esa problemática agrupando los datos y haciendo muy fácil la búsqueda y extracción de datos para impuestos, cobros, pagos, etc.

Casi todas las opciones permiten hacer una búsqueda de datos. Pongamos por ejemplo con clientes:

Todas las pantallas de selección disponen de una casilla para buscar. En ella podemos escribir lo que queramos, o recordemos. Nombre, domicilio, teléfono, población, etc. Por cualquiera de las columnas de la pantalla de selección.

Además puede ser por el todo o en parte:

La búsqueda se posiciona en el registro correspondiente.

Haciendo Doble Clic sobre la columna CODIGO# accederemos al registro:

En este caso podemos ver en la pestaña FACTURAS todas las que le hecho. Haciendo Doble Clic sobre la columna NUMERO# podremos acceder a la factura que deseemos.

Lo mismo podríamos hacer con la pestaña PRESUP. (presupuestos) o HISTORICO.

Al mismo tiempo todas estas opciones que presentan pantallas de selección cuenta con la posibilidad de ordenarlas por cualquiera de las columnas:

Supongamos el caso:

Ha llamado Felipe Sánchez, el de Costacabana. Dice que aprueba el presupuesto. Vendrá esta tarde para pagar, con tarjeta, la entrada. El teléfono es 950 22 22 22.

Con esta información, cuando se tiene muy pocos presupuestos puede ser fácil encontrar la hoja de calculo o texto del presupuesto. Cuando el volumen de documentos aumenta, la búsqueda puede ser peliaguda. Si además hay vendedores, y cada uno lleva sus clientes, y precisamente en ese momento no esta el vendedor (esta de vacaciones, por ejemplo), el lio esta montado.

Con esta información y GESFACT la búsqueda es fácil e inmediata. Podemos facturar el presupuesto y tenerlo preparado cuando nos visite. Hacer el cobro y entregarle un recibo.

GESFACT agrupa los presupuestos y facturas por vendedor.

Este ejemplo, sencillo y MUY HABITUAL, cuando no se dispone de GESFACT puede suponer varias horas de trabajo infructuoso. De hecho este programa se fraguo por un hecho real similar a este.

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