Este 1 de Agosto de 2017 iniciamos nuevo horario hasta el 1 de Septiembre de 2017
Horario: de 09:00 a 15:00
Gracias
Alta de asientos desde una hoja de calculo
Formato AEB vs XLS / XLSX
La aplicación de Datisa específica de Gestión de Asesorías,
ya dispone de una función que nos permite generar asientos contables
con la información que contiene el fichero normalizado (AEB 43) de forma
semiautomática. Acceder a estos ficheros con este formato en ocasiones
es complicado, pero disponer de dicho extracto bancario en formato xls /
xlsx resulta relativamente cómodo para un usuario. De esta forma,
podemos importar el fichero xls, y previa configuración, realizar los
asientos de la información que incluye el extracto. Contabilizar el
banco de esta forma, agilizará nuestros procesos y evitará errores.
Configuración previa:
Puesto que los Ficheros en Hoja de cálculo no cumplen la normativa
AEB, cada Entidad Bancaria dispone los datos según su criterio. Debido a
esta circunstancia, precisamos de cierta configuración inicial. Es
necesario que la aplicación sepa de dónde debe recoger cada uno de los
datos que proporciona la Entidad Financiera. Para ello, una vez
descargada la hoja de cálculo, crearemos una plantilla para dicha
entidad, en la que indiquemos a la aplicación donde se encuentra cada
dato.
La forma de trabajar es sencilla, ya que como en toda hoja de cálculo,
la información se muestra en filas y columnas. La herramienta permite
dos acciones:
- La aplicación muestra todos los datos necesarios para la contabilización. Habrá que indicar (a través de una plantilla) donde debe recoger el programa cada uno de ellos en la hoja de cálculo.
- Descartar las filas que no nos resulten necesarias para realizar la contabilización. Por ejemplo filas en las que aparezca el IBAN, el nombre de empresa o incluso aquellas filas en blanco las suprimiremos de cara al proceso de contabilización.
Contabilización de asientos vía XLS / XLSX
Una vez generada la plantilla podremos contabilizar todos los
movimientos bancarios de forma cómoda y segura. Esta forma de trabajar
podemos extrapolarla a cualquier extracto bancario en formato xls, como
por ejemplo Entidades Extranjeras o movimientos de Tarjetas VISA,
ya que nuestro banco nos puede proporcionar dicha información en
formato hoja de cálculo. Tan solo será necesario crear una plantilla
especifica en función de cómo se encuentren dispuestos los datos.
La potencia de la aplicación, posibilita contabilizar de forma automática, semiautomática o manual
todos los movimientos según los patrones configurados por el propio
usuario. Finalmente y para que el control sea estricto el programa
ofrece la posibilidad de puntear los movimientos que acabamos de
realizar de forma desasistida, convirtiendo esta tarea manual y tediosa
en un proceso automático, rápido y efectivo.
Conclusiones
Contabilizar movimientos bancarios es un trabajo que prácticamente se
realiza a diario. Aún más en una asesoría ya que por lo general
contabilizan distintas empresas con distintos bancos. Disponer de dicho
extracto bancario en formato xls / xlsx resulta relativamente cómodo
para cualquier usuario y contabilizarlos mediante esta función, nos
asegura que el extracto de nuestra cuenta contable recoge todos los
movimientos del banco de forma segura.
Seguridad informática, piratas, virus y demás fauna …
Ahora que
estamos inmersos en una crisis de seguridad informática aprovechamos para
aclarar algunos conceptos y desmentir mitos, o sea, hablar claro.
¿Tienes
alguna formación en informática?¿sabes algo del funcionamiento de Internet?
La verdad es
que la gran mayoría de los usuarios no tienen ninguna preparación en informática,
desconocen lo más básico, y lo peor, no saben dónde se meten.
La informática
es compleja. Saber cambiar el escritorio de nuestro sistema operativo no nos
hace expertos. Navegar por Internet es muy fácil. Saber cómo funciona es más
complicado.
El usuario
medio peca de candidez, lo que hace que algunos se aprovechen.
No existen
las manos negras, ni las conspiraciones. No hay que buscar responsables en
gobiernos lejanos; no hay que buscar a unos chicos en un garaje. NO.
Nos
enfrentamos a criminales bien formados y organizados cuyo propósito es ganar
dinero.
Existe todo
un sistema de recopilación, análisis y explotación de datos. Cada vez que
nos conectamos a Internet, hay alguien que los recopila. Desde donde nos conectamos,
que visitamos, cuáles son nuestras costumbres, etc. etc.
Una vez que
se han recopilado los datos, estos son vendidos a quienes se encargan de
analizarlos que a su vez venden los análisis a los que finalmente los explotan.
NADA ES CASUAL.
¿Cómo podemos defendernos de esto?
Pues es difícil,
porque hasta compañías muy conocidas comercian con nuestros datos.
¿Puedo hacer
algo?
SI
Lo primero sería
tener instalado en nuestros equipos solo lo necesario. Desconfiar de los
programas gratuitos, NO HAY NADA GRATIS EN ESTA VIDA.
No navegar por
Internet indiscriminadamente. Leer BIEN lo que aparece en pantalla.
Acostumbrarnos a NO hacer clic a lo que primero aparece.
Acostumbrarnos a NO hacer clic a lo que primero aparece.
Desconfiar
de correos inesperados, raros o de desconocidos. Ante la duda mejor borrarlos.
Disponer de
una copia de seguridad es indispensable. Hacerlo es sencillo y rápido.
¿Debo tener
un antivirus?
Tener
instalado un antivirus es otra medida más de seguridad, PERO NO ES INFALIBLE.
El usuario es el mejor sistema de
seguridad. Su formación y conocimientos del medio son la mejor medida de
seguridad.
Alerta de seguridad en Windows
Microsoft ha publicado una alerta de seguridad para sus sistemas operativos Windows. Nos propone que desactivemos el protocolo SMB 1.0/CIFS. Si esta activado puede contribuir a la propagación de distintos tipos de malware, entre ellos el ramsonware que esta afectando recientemente a los ordenadores a nivel mundial.
Para hacerlo:
Panel de Control - Programas y Características - Activar o Desactivar las Características de Windows
Debemos desactivar la opción:
Compatibilidad con el protocolo para compatir archivos SMB 1.0/CIFS
También puede descargar e instalar el parche de seguridad que ha realiza Microsoft para los sistemas que actualmente no tienen soporte:
Si su sistema operativo aun tiene soporte basta con solo tenerlo actualizado.
Más información en:
Atención: Estas medidas solo son para evitar que un equipo afectado pueda propagar la infección a otros equipos de la red. NO es para evitar la infección ni para arreglar los efectos que provoca el virus.
Cómo elegir una solución integral ERP
Criterios para la elección de un ERP
Implantar un ERP
(Enterprise Resource Planning) en una pyme no siempre es fácil ya que
obliga a revisar los procesos, por lo que es importante cumplir algunas
pautas para elegir la solución más adecuada.
Si no queremos que el proyecto se
alargue más de lo esperado debemos buscar una herramienta que sea capaz
de obtener el máximo rendimiento al mejor precio posible, para alcanzar
los objetivos previstos. Algunas de las principales cuestiones atener en
cuenta para acertar en la decisión son las siguientes:
Analiza la situación actual y hacia dónde quieres evolucionar tu negocio.
Para entender qué necesitas, lo primero que hay que hacer es evaluar el punto de partida y establecer una serie de necesidades reales sobre las que quieres hacer pivotar tu nuevo sistema de gestión, por ejemplo, si falta control sobre el día a día de la empresa, si existen problemas para obtener una visión integral del negocio, si se generan silos de información, si los datos se aíslan y acaban perdiéndose dentro de la propia estructura o si resulta complicado acceder a la información que se necesita en el momento adecuado. Es decir que procesos queremos mejorar. Establecido el punto de partida hay que tener claros los objetivos en el medio y largo plazo y la estrategia que se implementará para alcanzarlos.
Planifica el crecimiento o decrecimiento de las áreas funcionales.
La mayoría de ERP aportan las funcionalidades básicas en cuanto a gestión financiera, comercial, producción, almacén, etc. pero antes de nada hay que determinar cuáles serán las áreas del negocio que utilizarán el ERP para comprobar que las funcionalidades que aporta el sistema se adaptan o no a las necesidades presentes y futuras de dichas áreas. En este sentido, una solución modular deberá estar en la lista de prioridades. Desde nuestro punto de vista, hay que priorizar siempre los aspectos funcionales y estratégicos sobre los económicos. Comparar relación calidad precio.
Asocia costes y beneficios.
Ajusta tu capacidad presupuestaria al retorno que se espera de la inversión, y concreta, o mejor dicho, cuantifica, las ventajas que obtendrás tras la redefinición de procesos. Utilizar un ERP implica muchos cambios y eso supone tiempo. Valora los beneficios e inconvenientes y enfréntalos a las mejoras que obtendrás una vez que la solución esté en uso. Si la diferencia es positiva, la decisión habrá sido acertada.
Apuesta por solución vertical o estándar.
Lo primero que hay que hacer es evaluar y comparar necesidades específicas vs. funcionalidad estándar. Que cubre mejor las necesidades .
En algunos casos será recomendable la implantación de un aplicativo vertical, sobre todo, si la empresa opera en entornos concretos como pueden ser las áreas de logística, transporte, hostelería o construcción. Siempre y cuando disponga de funciones áreas de integración que faciliten la comunicación entre las aplicaciones para que el intercambio de información fluya como si se tratara de una única herramienta.
Otras veces será mejor la solución estándar lo importante es que cubra nuestros procesos de una forma operativa y eficaz.
Busca flexibilidad y seguridad.
La elección de un ERP debe fundamentarse en la posibilidad que ofrezca para crecer si es que la empresa lo hace, o para contraerse, en caso de que la organización pierda dimensión. La flexibilidad debe ser por tanto, un elemento indispensable.
Lo mismo sucede con la seguridad. Cualquier aplicativo de gestión debe ofrecer las garantías de seguridad necesarias, y si presenta medidas extraordinarias mejor, para salvaguardar la protección de la información que maneja.
Establece plazos.
Determinar cuándo debe empezar y terminar la implantación ayuda a seguir los pasos establecidos en la hoja de ruta sin que el proyecto se eternice. Plazos cortos, inclinarán la balanza.
Cuanto más compleja sea la herramienta, o más personalizaciones solicite el cliente, lo normal es que los plazos se alarguen. Si bien, siempre existirán diferencias que pueden ser determinantes. Lo ideal es encontrar el equilibrio entre la agilidad necesaria para que la implantación sea rápida y la previsión suficiente como para incorporar, sobre la marcha, pequeñas modificaciones, que eviten cambios posteriores, más costosos. En todo caso, claridad y compromiso en el establecimiento y cumplimiento de los plazos.
Define los servicios que quieres que acompañen a la solución.
En este caso, cuántos más, mejor. El proveedor tiene que ser capaz de acompañarnos durante la implantación y posteriormente para poder seguir evolucionando con la herramienta. Hay que analizar que servicios puede proporcionarnos el socio tecnológico elegido y que garatías ofrece para que esos servicios sean de calidad.
Lo ideal es disponer de servicios de formación para sacar el máximo rendimiento del aplicativo; servicios técnicos para garantizar el buen funcionamiento del mismo, actualizaciones, soporte, mantenimiento, etc.; y consultoría para evaluar, analizar y asesorar en consecuencia, atendiendo a las necesidades funcionales, tecnológicas o de gestión, que plantee la empresa.
Selecciona el socio estratégico adecuado.
Algunos criterios a tener en cuenta para decidir entre un proveedor u otro, tienen que ver con el nivel de capacitación de su equipo, con la calidad del servicio que sea capaz de acompañar a la solución y, con la “fortaleza” que muestre como empresa, es decir, con su estabilidad para garantizar su permanencia en el tiempo.
Para entender qué necesitas, lo primero que hay que hacer es evaluar el punto de partida y establecer una serie de necesidades reales sobre las que quieres hacer pivotar tu nuevo sistema de gestión, por ejemplo, si falta control sobre el día a día de la empresa, si existen problemas para obtener una visión integral del negocio, si se generan silos de información, si los datos se aíslan y acaban perdiéndose dentro de la propia estructura o si resulta complicado acceder a la información que se necesita en el momento adecuado. Es decir que procesos queremos mejorar. Establecido el punto de partida hay que tener claros los objetivos en el medio y largo plazo y la estrategia que se implementará para alcanzarlos.
Planifica el crecimiento o decrecimiento de las áreas funcionales.
La mayoría de ERP aportan las funcionalidades básicas en cuanto a gestión financiera, comercial, producción, almacén, etc. pero antes de nada hay que determinar cuáles serán las áreas del negocio que utilizarán el ERP para comprobar que las funcionalidades que aporta el sistema se adaptan o no a las necesidades presentes y futuras de dichas áreas. En este sentido, una solución modular deberá estar en la lista de prioridades. Desde nuestro punto de vista, hay que priorizar siempre los aspectos funcionales y estratégicos sobre los económicos. Comparar relación calidad precio.
Asocia costes y beneficios.
Ajusta tu capacidad presupuestaria al retorno que se espera de la inversión, y concreta, o mejor dicho, cuantifica, las ventajas que obtendrás tras la redefinición de procesos. Utilizar un ERP implica muchos cambios y eso supone tiempo. Valora los beneficios e inconvenientes y enfréntalos a las mejoras que obtendrás una vez que la solución esté en uso. Si la diferencia es positiva, la decisión habrá sido acertada.
Apuesta por solución vertical o estándar.
Lo primero que hay que hacer es evaluar y comparar necesidades específicas vs. funcionalidad estándar. Que cubre mejor las necesidades .
En algunos casos será recomendable la implantación de un aplicativo vertical, sobre todo, si la empresa opera en entornos concretos como pueden ser las áreas de logística, transporte, hostelería o construcción. Siempre y cuando disponga de funciones áreas de integración que faciliten la comunicación entre las aplicaciones para que el intercambio de información fluya como si se tratara de una única herramienta.
Otras veces será mejor la solución estándar lo importante es que cubra nuestros procesos de una forma operativa y eficaz.
Busca flexibilidad y seguridad.
La elección de un ERP debe fundamentarse en la posibilidad que ofrezca para crecer si es que la empresa lo hace, o para contraerse, en caso de que la organización pierda dimensión. La flexibilidad debe ser por tanto, un elemento indispensable.
Lo mismo sucede con la seguridad. Cualquier aplicativo de gestión debe ofrecer las garantías de seguridad necesarias, y si presenta medidas extraordinarias mejor, para salvaguardar la protección de la información que maneja.
Establece plazos.
Determinar cuándo debe empezar y terminar la implantación ayuda a seguir los pasos establecidos en la hoja de ruta sin que el proyecto se eternice. Plazos cortos, inclinarán la balanza.
Cuanto más compleja sea la herramienta, o más personalizaciones solicite el cliente, lo normal es que los plazos se alarguen. Si bien, siempre existirán diferencias que pueden ser determinantes. Lo ideal es encontrar el equilibrio entre la agilidad necesaria para que la implantación sea rápida y la previsión suficiente como para incorporar, sobre la marcha, pequeñas modificaciones, que eviten cambios posteriores, más costosos. En todo caso, claridad y compromiso en el establecimiento y cumplimiento de los plazos.
Define los servicios que quieres que acompañen a la solución.
En este caso, cuántos más, mejor. El proveedor tiene que ser capaz de acompañarnos durante la implantación y posteriormente para poder seguir evolucionando con la herramienta. Hay que analizar que servicios puede proporcionarnos el socio tecnológico elegido y que garatías ofrece para que esos servicios sean de calidad.
Lo ideal es disponer de servicios de formación para sacar el máximo rendimiento del aplicativo; servicios técnicos para garantizar el buen funcionamiento del mismo, actualizaciones, soporte, mantenimiento, etc.; y consultoría para evaluar, analizar y asesorar en consecuencia, atendiendo a las necesidades funcionales, tecnológicas o de gestión, que plantee la empresa.
Selecciona el socio estratégico adecuado.
Algunos criterios a tener en cuenta para decidir entre un proveedor u otro, tienen que ver con el nivel de capacitación de su equipo, con la calidad del servicio que sea capaz de acompañar a la solución y, con la “fortaleza” que muestre como empresa, es decir, con su estabilidad para garantizar su permanencia en el tiempo.
La flexibilidad vuelve a ser un elemento
clave. Aquellos que presenten un amplio abanico de posibilidades para
que el ERP encuentre el “hueco” que merece dentro de la organización,
tendrán una ventaja sobre el resto de competidores. Entre ese amplio
abanico de posibilidades, deberán aparecer necesariamente, diferentes opciones de comercialización,
capacidad de adaptación en tiempo y forma y una visión crítica
combinada con una buena dosis de honestidad para no caer en la tentación
de los desarrollos “bajo mínimos” ni en la persuasión del “cuanto más,
mejor”.
Suscribirse a:
Entradas (Atom)