La seguridad informática empieza en el usuario

Cada vez son mayores las amenazas de seguridad en los sistemas informáticos y la principal defensa reside en el propio usuario.

El sentido común debe de ser nuestro mayor aliado adoptando unas medidas básicas de seguridad:

• Siempre disponer de una copia de seguridad actualizada.
• Desconfiar de las descargas de aplicaciones desconocidas, si además son gratuitas (free) mas sospechosas debe de ser. En este mundo no hay nada gratuito.
• No atender correos electrónicos inesperados, desconocidos o raros.
• No atender correos electrónicos conocidos, en apariencia, que nos pidan datos sobre nuestra cuenta bancaria o tarjetas de crédito. Los delincuentes se suelen camuflar como entidades bancarias, empresas de servicios y otras entidades.
• Navegar por internet de forma indiscriminada es peligroso. Existen miles de paginas falsas. Cuando una pagina web tenga muchos elementos, con banners que se abren, cierran y se mueven por la pantalla, desconfié. Si no lo tiene claro, abandone la pagina. Si no puede salir, pruebe con la pulsación simultanea de las teclas Alt+F4, es la salida universal de las ventanas de Windows.
• Nunca entre a un banco o entidad oficial a través de un buscador. Siempre utilice la barra de dirección a la que desea ir introduciendo la URL completa.
• Si entra a través de un buscador, no entre en el primer enlace que le aparezca, podría ser falso. Examine cuidadosamente los enlaces verificando que URL tiene. Por defecto, confíe solamente en los que su dirección URL comience por https:
• Si no lo tiene claro, consulte antes con un experto.
• Tenga su sistema operativo siempre actualizado.
• Disponga de un buen antivirus y cortafuegos.

La Factura Electrónica

El 15 de enero de 2015 es una fecha clave, que ya aparece marcada en el calendario de muchas pequeñas y medianas empresas. También en el de las grandes corporaciones y en el almanaque de la propia Administración Pública. Ese día entrará en vigor la nueva Ley de Impulso de la Factura Electrónica aprobada por el Ejecutivo a finales del año pasado y que obliga a que todas las facturas de más de 5.000 euros entre administraciones y proveedores sean en realidad, e-facturas.

Esta normativa, además de impulsar la e-factura y crear un registro contable, permitirá agilizar los procedimientos de pago al proveedor y dar certeza sobre las facturas existentes que estén pendientes de pago. La aprobación de la nueva norma ha tenido sus consecuencias. De hecho, según la encuesta realizada por la Asociación Europea de Proveedores de Servicios de Facturación Electrónica (EESPA), en 2013 se procesaron más 840 millones de facturas electrónicas, lo que supone un aumento del 19%, respecto a los documentos emitidos en este formato, en 2012.

La encuesta refleja los volúmenes de transacciones reales, recogidos de forma confidencial, de los miembros de EESPA en 2012 y 2013. La mayoría de las facturas procesadas fueron entre empresas y entre empresas y administraciones públicas, es decir, lo que comúnmente entendemos como B2B y B2G, respectivamente. Entre ambos sumaron un total de 603 millones de facturas en 2013, dejando los 237 millones restantes, a las operaciones llevadas a cabo entre empresas y particulares, (B2C).

Estas cifras muestran claramente que el mercado está respondiendo de forma positiva a la nueva norma y que tanto el sector público como el privado, está empezando a entender el procedimiento como algo habitual. Si bien, aún queda mucho camino por recorrer y, seguramente, al final, nos tocará “correr”.

Hay que regular un formato estructurado

Por mucho que el mercado quiera pisar el acelerador, lo cierto es que aún estamos a la espera de que se determine cuál será el formato estructurado en el que se deberán presentar estos documentos. El BOE del 28 de diciembre de 2013 apuntaba que sería en una nueva Orden Ministerial, pendiente de aprobación, donde se explicaría este detalle. Han pasado más de 6 meses y seguimos esperando.

Así las cosas, tenemos que la Ley de Impulso de la Factura Electrónica del 27 de diciembre señala el 15 de enero de 2015 como fecha de referencia a partir de la cual, la e-factura será de uso obligatorio para los sujetos que tributen electrónicamente de acuerdo a la normativa tributaria, pero deja en el aire, el formato que se deberá aplicar para garantizar la validez de los documentos.

A día de hoy, son varios los formatos que se pueden utilizar para emitir facturas telemáticas entre otros, los más extendidos son XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF, TXT, EDIFACT (AECOC). Sin embargo, esta variedad o la falta de un estándar claro en la aplicación de la e-factura afecta negativamente al desarrollo de las plataformas de gestión que la soportan y por lo tanto, eleva el coste que representa la actualización de los sistemas que deberá utilizar el usuario final. Por suerte parece que los estándares más extendidos, tanto a nivel nacional como a nivel internacional, evolucionan hacia la convergencia.

Salvado el escollo del formato, las ventajas son muchas

Una vez que se determine el formato común para las presentar las e-facturas, podrán empezar a materializarse los beneficios que desde hace tanto tiempo empresas y Administraciones Públicas esperan obtener con su aplicación. A modo de ejemplo, la Administración General del Estado vaticina un beneficio neto anual de 51 millones de euros, a los que suma un ahorro de papel de 2,3 millones gracias a la utilización de la factura electrónica.

En todo caso, la presentación de las facturas en un registro administrativo, dejará “huella” de las mismas, haciendo constar además, las fechas de devengo de intereses en caso de que se produzcan retrasos en los pagos. Pero también las Administraciones Públicas experimentarán importantes ventajas derivadas de este nuevo sistema de pago, que a día de hoy, no acababa de arrancar. En su caso, tendrán las herramientas necesarias para mejorar el control de la contabilidad de sus facturas, agilizando el cumplimiento de los plazos de pago.

El Final para Windows XP….

... y no solo Windows XP, también para Office 2003 y Windows Server 2003.

¿Pero que significa esto?

Por supuesto NO van a dejar de funcionar, solamente que Microsoft no prestara soporte técnico para estos sistemas. Esto se traduce básicamente en que no se harán mejoras o correcciones de errores o de seguridad. Tampoco se actualizaran para poder utilizar nuevas herramientas de programación, y aquí esta el principal problema para los usuarios.

Como todos sabemos y comprobamos continuamente, la informática evoluciona continuamente. Nuevos productos aparecen, el hardware avanza a pasos agigantados y el software y los desarrollos buscan nuevos caminos, es decir, este mundo se mueve y es imparable.

Cualquier herramienta nueva para programación, cualquier hardware o dispositivo nuevo no estará disponible para los sistemas obsoletos.

Puede ocurrir, y ya esta ocurriendo, que el fabricante de sus programas de gestión, por la evolución natural de sus sistemas, incorpore alguna nueva mejora; o la pagina web de alguna administración,  Agencia Tributaria, Seguridad Social u otras, incluyan un nuevo componente. Si su sistema operativo no esta preparado para ellos, no funcionaran. Ocurrirá que deseara entrar en una pagina web y no podrá acceder. Instalar una actualización, digamos de su programa de contabilidad, y no funcionara. Esta es la cuestión y es la forma que usted notara estos cambios.

¿Cuando ocurrirá?

En cualquier momento. Algunas empresas de software ya están advirtiendo y poniendo fechas indicando hasta cuando sus aplicaciones serán homologables para un funcionamiento correcto.

¿Que hacer?

Si su equipo informático es “viejo”, mas de 5 años, o últimamente le esta dando muchos problemas, lo mejor es adquirir uno nuevo que incorpore los nuevos sistemas.

Si su equipo es reciente, no dude en actualizar a los nuevos sistemas, además funcionaran mejor.

No dude en consultarnos, le ofreceremos la opcion mas ajustada a sus necesidades, haga clic para enviarnos un e-mail de consulta.

S.E.P.A. ¿Que ocurre realmente?

Hoy 3 de febrero de 2014 ya está en vigor la nueva normativa SEPA según el Reglamento UE 260/2012 que, de forma más o menos directa, nos afecta a todos. En el presente post pretendemos relataros de una forma sencilla con lo que nos hemos encontrado con la entrada en vigor de esta nueva normativa y posibles soluciones.

¿Estamos adaptados realmente?

Todos los mecanismos para la puesta en marcha de esta nueva normativa están en marcha. Sin embargo, desde nuestro punto de vista, una vez más, nos ha “pillado el toro” en dos sentidos: Uno, la falta de información por parte de la ciudadanía y las empresas. Y dos, muchas entidades bancarias no han terminado de forma completa la migración.

Es una realidad, que no se ha informado lo suficiente y que, de forma general, los ciudadanos no sabemos lo que implica la SEPA en nuestro día a día. Por otro lado, en el plano empresarial, los impactos informativos recibidos han sido superiores, aunque no han llegado a calar.

Además, en muchas entidades bancarias, en la operativa diaria de sus páginas web, la referencia  a día de hoy sigue siendo el CCC y no el IBAN. Es decir, las entidades no han terminado de adaptar sus páginas web a la normativa: transferencias, manuales, operaciones favoritas,…

Instrumentos de cobro y pago en Ficheros

Hay que tener en cuenta que la normativa estableció en 2009, que el intercambio de datos entre empresas y bancos debía ser a través de ficheros XML.

Estos,  presentan innumerables ventajas, desde el punto de vista tecnológico,… aunque un gran inconveniente en el ámbito español ya que es una tecnología poco usada hasta el momento. Esto ha provocado que de forma transitoria hasta febrero de 2016, se acepten unos ficheros intermedios, que contienen la información SEPA, pero no la estructura informática definitiva y obligatoria.

Adaptarse a esta tecnología está siendo muy costoso para las entidades bancarias, quienes a fecha de hoy, o bien acaban de implementar en sus páginas web la funcionalidad para su operativa, o directamente no admiten todavía ficheros XML.

El uso de una tecnología nueva, en la que ni bancos ni usuarios tienen experiencia, siempre provoca situaciones no previstas. Entre algunas con las que nos hemos encontrado:

- Existen varias versiones de estructura de fichero incompatibles entre sí. La normativa no fija la versión a seguir, especialmente a nivel europeo.

- Los ficheros soportan multitud de información, alguna de ella obligatoria y otra no. Las entidades solicitan menor o mayor información, en función de sus necesidades, haciendo parecer de alguna forma que ficheros con estructura totalmente válida, no sea aceptado por los bancos.

- El personal bancario que están de cara al público, no tiene información suficiente para gestionar estos temas, y el soporte técnico de las entidades está colapsado con el incremento de consultas relacionadas con estos nuevos ficheros.

Adeudos en Fichero SEPA

Mientras que la puesta en marcha de fichero de transferencias SEPA ha sido un camino de rosas, no generando prácticamente ninguna incidencia, los adeudos SEPA han constituido una verdadera Torre de Babel.

Esto es debido a que, además de lo mencionado anteriormente, los adeudos SEPA presentan una dificultad adicional, la desmaterialización de los famosos mandatos. Según la Ley 16/2009, de 13 de noviembre, se establece que el riesgo de devolución de recibos es de 13 meses sino existe un mandato, aunque no obliga de la existencia del mismo. Sin embargo, hemos podido comprobar que algunas entidades fuerzan a que en el fichero vaya información del mandato, sin el cual la estructura no se valida como buena.

¿Qué podemos hacer?

Nuestra experiencia nos dice que la mejor forma de afrontar esta nueva gestión de intercambio de ficheros es, armarse de paciencia y, con antelación suficiente a nuestras necesidades, generar ficheros de prueba para que los validen en los bancos con los que trabajamos.

Ese es el motivo por el que dada la situación en la que nos encontramos, la Comisión Española de Migración a la SEPAha estimado oportuno retrasar el plazo obligatorio de implantación de pudiéndose usar los formatos nacionales con los que veníamos trabajando hasta el 18/03/14 para las transferencias y hasta el 10/06/14 para los Adeudos.

Nuevo Ejercicio 2014

Como cada año, hay que iniciar el nuevo ejercicio. En las aplicaciones DATISA no existen los conceptos de cierre o apertura de nuevo ejercicio, es decir no son necesarios. Todos los ejercicios se llevan en linea y se pueden utilizar en todo momento.

Sin embargo, por motivos de organización, si es necesario crear nuevas Series de numeradores de documentos.

La creación de nuevas series de numeradores es sencilla, desde la aplicación en la que este debe entrar en:

Definiciones de Empresa  >>>>  Numeración de Documentos

Se elige el tipo de documento: Presupuestos, Albaranes, Facturas, etc; y se selecciona la opción de Altas, Crear.

Algunas opciones como Facturas y Tickets disponen de una opción para crear los nuevos numeradores a partir de los del año anterior de forma automática.

Normalmente los numeradores de Albaranes, Presupuestos, Facturas, se suelen hacer coincidir con el Año, es decir, para el año 2014 utilizaríamos la Serie 14.

En los documentos de Facturas y Ticket ademas de la Serie, se define también el año, es decir se indicaría el Año, 2014 y después la Serie 14.

En Tickets, en la serie se suele utilizar siempre la misma, año tras año, por ejemplo:

Año   Serie

------- --------

2011  T1

2012  T1

2013  T1

2014  T1
...

Como norma general, antes de crear el numerador, consulte como están configurados los que utiliza actualmente.

Si tiene alguan duda no dude en consultarnos. info@rbhsoporte.com