El 15 de enero de 2015 es una fecha clave, que ya aparece marcada en el calendario de muchas pequeñas y medianas empresas. También en el de las grandes corporaciones y en el almanaque de la propia Administración Pública. Ese día entrará en vigor la nueva Ley de Impulso de la Factura Electrónica aprobada por el Ejecutivo a finales del año pasado y que obliga a que todas las facturas de más de 5.000 euros entre administraciones y proveedores sean en realidad, e-facturas.
Esta normativa, además de impulsar la e-factura y crear un registro contable, permitirá agilizar los procedimientos de pago al proveedor y dar certeza sobre las facturas existentes que estén pendientes de pago. La aprobación de la nueva norma ha tenido sus consecuencias. De hecho, según la encuesta realizada por la Asociación Europea de Proveedores de Servicios de Facturación Electrónica (EESPA), en 2013 se procesaron más 840 millones de facturas electrónicas, lo que supone un aumento del 19%, respecto a los documentos emitidos en este formato, en 2012.
La encuesta refleja los volúmenes de transacciones reales, recogidos de forma confidencial, de los miembros de EESPA en 2012 y 2013. La mayoría de las facturas procesadas fueron entre empresas y entre empresas y administraciones públicas, es decir, lo que comúnmente entendemos como B2B y B2G, respectivamente. Entre ambos sumaron un total de 603 millones de facturas en 2013, dejando los 237 millones restantes, a las operaciones llevadas a cabo entre empresas y particulares, (B2C).
Estas cifras muestran claramente que el mercado está respondiendo de forma positiva a la nueva norma y que tanto el sector público como el privado, está empezando a entender el procedimiento como algo habitual. Si bien, aún queda mucho camino por recorrer y, seguramente, al final, nos tocará “correr”.
Hay que regular un formato estructurado
Por mucho que el mercado quiera pisar el acelerador, lo cierto es que aún estamos a la espera de que se determine cuál será el formato estructurado en el que se deberán presentar estos documentos. El BOE del 28 de diciembre de 2013 apuntaba que sería en una nueva Orden Ministerial, pendiente de aprobación, donde se explicaría este detalle. Han pasado más de 6 meses y seguimos esperando.
Así las cosas, tenemos que la Ley de Impulso de la Factura Electrónica del 27 de diciembre señala el 15 de enero de 2015 como fecha de referencia a partir de la cual, la e-factura será de uso obligatorio para los sujetos que tributen electrónicamente de acuerdo a la normativa tributaria, pero deja en el aire, el formato que se deberá aplicar para garantizar la validez de los documentos.
A día de hoy, son varios los formatos que se pueden utilizar para emitir facturas telemáticas entre otros, los más extendidos son XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF, TXT, EDIFACT (AECOC). Sin embargo, esta variedad o la falta de un estándar claro en la aplicación de la e-factura afecta negativamente al desarrollo de las plataformas de gestión que la soportan y por lo tanto, eleva el coste que representa la actualización de los sistemas que deberá utilizar el usuario final. Por suerte parece que los estándares más extendidos, tanto a nivel nacional como a nivel internacional, evolucionan hacia la convergencia.
Salvado el escollo del formato, las ventajas son muchas
Una vez que se determine el formato común para las presentar las e-facturas, podrán empezar a materializarse los beneficios que desde hace tanto tiempo empresas y Administraciones Públicas esperan obtener con su aplicación. A modo de ejemplo, la Administración General del Estado vaticina un beneficio neto anual de 51 millones de euros, a los que suma un ahorro de papel de 2,3 millones gracias a la utilización de la factura electrónica.
En todo caso, la presentación de las facturas en un registro administrativo, dejará “huella” de las mismas, haciendo constar además, las fechas de devengo de intereses en caso de que se produzcan retrasos en los pagos. Pero también las Administraciones Públicas experimentarán importantes ventajas derivadas de este nuevo sistema de pago, que a día de hoy, no acababa de arrancar. En su caso, tendrán las herramientas necesarias para mejorar el control de la contabilidad de sus facturas, agilizando el cumplimiento de los plazos de pago.
Todos los mecanismos para la puesta en marcha de esta nueva normativa están en marcha. Sin embargo, desde nuestro punto de vista, una vez más, nos ha “pillado el toro” en dos sentidos: Uno, la falta de información por parte de la ciudadanía y las empresas. Y dos, muchas entidades bancarias no han terminado de forma completa la migración.
Hay que tener en cuenta que la normativa estableció en 2009, que el intercambio de datos entre empresas y bancos debía ser a través de ficheros XML.
Mientras que la puesta en marcha de fichero de transferencias SEPA ha sido un camino de rosas, no generando prácticamente ninguna incidencia, los adeudos SEPA han constituido una verdadera Torre de Babel.
Nuestra experiencia nos dice que la mejor forma de afrontar esta nueva gestión de intercambio de ficheros es, armarse de paciencia y, con antelación suficiente a nuestras necesidades, generar ficheros de prueba para que los validen en los bancos con los que trabajamos.
